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飲み会の幹事を率先してやるべき5つの理由、プロジェクトマネージメントのスキルが身につく絶好の機会

COREDO室町

飲み会の幹事は率先してやるといいことが沢山あります。そのメリットをまとめました。

ゴールデンウィークに入りました。久しぶりに旧友との飲み会に出かける方も多いと思います。飲み会をする上で必要になるのが、「幹事」というタスクです。このできればやりたくないと思われがちな「幹事」ですが、率先してやることで得られるメリットが大いにあります。大学同期の飲み会の幹事を、10年以上に渡り担ってきた自分なりに、幹事を率先して担うべき理由をまとめてみたいと思います。

都内で飲み会を開催した場所
都内で飲み会を開催した場所

 

飲み会の幹事を率先してやるべき5つの理由

①人脈構築に有益

連絡先、趣味嗜好、現在の状況など、メンバに関する情報を把握できる

兎にも角にも参加者を募らなければいけません。高校や大学の同期など、卒業後に連絡が取れなくなる場合はよくあります。「飲み会」を理由にメンバの連絡先を得ることができます。特に参加者が多い飲み会における、あまり関係が濃くないメンバに対しての情報収集に重宝します。そして連絡先だけではなく、+αの情報も知ることができます。旧友との飲み会であれば、近況の変化(家族構成、勤務先、勤務地)を、飲み会の調整業務という会話の中で事前に把握することができ、当日の話のネタとしてストックできます。

交友関係が広がる

幹事は「1対多」の関係で、各メンバとの関係を持つことができます。また、その関係に重みをつけることができます。日程調整だけで終わってもいいですが、特定の相手との交友を深めるキッカケにもできます。勿論本来の目的から外れない範囲で、ですが。事前に把握したメンバの情報を元に、飲み会中に積極的に話しかけてもいいですし、飲み会が終わったあとのフォローに使うもよしです。

部署や世代を越えた人と接点が生まれる

職場での飲み会でのケースですが、先ほどの「1対多」の関係を最大限利用し、社内での広範囲の人脈構築ができます。新人の場合、上司陣に顔と名前を覚えてもらえます。自分の存在を覚えてもらうことも重要な仕事の一つ、業績を上げる以外でこのタスクを完了するなら安いものです。また、所属部署以外の社員とも繋がる機会です。私も職場で、組織変更後、幹事業務で得られた人脈で何度も助けらました。今後の社内業務を円滑に進めるための投資になります。

参加者が何を求めているのか、どうすれば満足度を上げることができるのか。要望を吸い出し調整することで、自ずと人脈構築に繋がります。 

②統括する立場のため、融通が利く

開催日時、場所、店舗に価格帯、メニューなど、決めることは沢山あります。メンバの要求に最大限応えることは前提として、メンバのニーズだけでは、どうしても決めきれない場合はあります。最後の意思決定は幹事です。決定事項に対し納得させることも重要ですが、決定権を持つことで、幹事としての融通を利かせることができます。

 ③飲食店の知識が増える

飲み会ですから、飲む場所・店舗を決める必要があります。大学同期の飲み会の場合、県外から集まるため、参加可能なメンバに合わせて、アクセスの良い駅を選びなおします。和・洋・中、肉バル、お酒、各人の好みとも照らし合わせ、最適な店舗を選びます。幹事を経験することで、この知識がとても増えストックできます。計画→実施→振り返り・・・を繰り返すと、お店を見抜く目みたいなスキルが養われます。また、この分野はやはり商社系勤務が強いです。彼らにオススメのお店を聞き出すことで、他の飲み会に転用することもできます。「おでん」が食べたいという無理難題にも対応できます。

④対応力、柔軟性を身につけることができる

事前に入念な準備をしても起きるのがトラブルです。飲み会の準備フェーズであれば、人数変更、遅れて行きます、あります。飲み会当日であれば、いきなりサプライズしたいの相談、料理・お酒が遅れる、出し物で音が出ません、映像でません、会計時に小銭がありません、あります。二次会は行くのか行かないのか、行くならどんなお店で、何が食べたいのか、瞬発力を試される機会が往々にしてあります。事前に頭に叩き込んだメンバの要望と照らし合わせ、うまく対応するこで、メンバからの信頼を得ることができます。何事もなく予定通りに終わる飲み会より、トラブルが起きて解決した飲み会の方がメンバは覚えているものです。

⑤確実に組織へ貢献ができる

ここが最大のメリットだと思います。飲み会の成功の是非によらず、その役割を担っただけで、一定の評価を確実にもらえます。幹事をやって嫌がられることはありません。幹事業務がとても労力と時間が必要な役割であることは誰でも知っています。面倒だからこそ、幹事を担った時点でメンバへ貢献できており、一定の評価につながっています。話が面白い、その場を盛り上げることができる、出し物で楽器で演奏ができる、おいしいお店を提供できる、メンバ(組織)への貢献の仕方は沢山あります。合コンであれば、イケメンってだけで組織への貢献になります。話術や音楽など、すぐに身につけることができないスキルとは異なり、幹事は誰でもやればでる貢献の仕方です。

COREDO室町の外観
COREDO室町の外観

 

「幹事」はプロジェクトマネジメントそのもの。プロジェクト遂行に必要な要素が凝縮されている

プロジェクトマネージャーに求められる5つの資質

幹事業務は、メンバのニーズを吸い出し、関係者と日程や内容を調整し、予算を把握管理し、飲み会を成功に導く。一言で言えば、プロジェクトマネジメントそのものです。InnoPMに挙げられている5つの素質と照らし合わせてみてみましょう。

①顧客最優先の志向

飲み会メンバの希望日程、場所、趣味嗜好を把握し、彼らの満足度の最大化を図る。顧客の見方や考え方を理解し、顧客を第一に考え、顧客の満足を得る。幹事業務は、顧客最優先の志向に則しています。

②交渉スキルとプロジェクトチーム統括力

飲み会の参加者、お店の方などと良好な関係を構築し、交渉・調整する。最終的に意思決定を行い、飲み会のスケジュール・内容を決める。幹事業務を通じ、マネージメントに必要な交渉力・統括力が得られます。

③曖昧さへの対応力

直前まで決まらない出し物などは本当に曖昧です。幹事として出し物に口出するのも気が引けます。とは言えフォローしないと進まない。曖昧な案件に対しても適切に対応する素質が磨かれます。

④プロセスに変更があった際の柔軟性

直前メンバの変更、2次回の参加の有無などに必要な柔軟性は、変更がつきもののプロジェクトをマネージメントする上で欠かせない素質です。計画通りにいかないモノとある程度覚悟したうえで、その場にあった柔軟な対応力が身につきます。

⑤業界に対する知識と経験

飲食店の知識、お店を選択し、予約し、当日の調整をする経験は、幹事を何度も経験することで磨かれていきます。

ちょっと無理やりなことろもありますが、飲み会で得られる知識・経験は、その飲み会の一過性のモノではなく、仕事に応用ができるスキルであると言えます。それらが得られる体験ができるなら、幹事という役割に率先して手を挙げても十分にメリットがあります。

YUITOの建物外観
丸の内の建物外観

 

まとめ

幹事という役割は、問題解決スキルと決断力・対応力・柔軟性を身につけ、飲み会参加者からの信頼と人脈を得る、絶好のチャンスです。やらざるを得ない場合でも恐れず、またその役割を担う機会があれば積極的に手を挙げることをオススメします。

品川インターシティ
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